طبق ماده ۱۰ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول: سازمان مکلف است ظرف یک سال از تاریخ ابلاغ این قانون سامانه‌ای را با عنوان سامانه ساماندهی اسناد غیررسمی جهت ثبت ادعا‌های راجع به مالکیت عین، مالکیت منافع بیش از دو سال و حق انتفاع و حق ارتفاق اموال غیرمنقول و مستندات مربوط به آن که قبل از راه‌اندازی سامانه مذکور ایجاد شده و فاقد سند رسمی هستند ایجاد نماید.

همچنین این ماده مقرر می‌دارد: مدعیان مذکور مکلفند ظرف دو سال از تاریخ راه‌اندازی این سامانه نسبت به درج مستندات و ادعا‌های خود در سامانه مذکور اقدام و ظرف دو سال از تاریخ درج در سامانه نیز حسب مورد نسبت به تنظیم سند رسمی یا طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی یا دعوای مرتبط در مراجع قضایی یا هر امر قانونی لازم دیگر به منظور اخذ سند رسمی مالکیت، اقدام و مدرک مربوط را در سامانه درج نمایند.

طبق این ماده، پس از اقدام متقاضی، مراجع قانونی مربوط مکلفند اقدامات انجام شده توسط متقاضی و نیز نتیجه آن را در سامانه موضوع این ماده درج نمایند پس از مهلت مزبور هیچ ادعایی در سامانه قابل ثبت نیست. در صورت انقضای مواعد فوق الذکر و عدم اقدام قانونی مدعیان مذکور ادعا‌های مزبور علیه اراضی عمومی و دولتی از جمله اراضی ملی، موات، خالصه، مستحدث و ساحلی و همچنین علیه اشخاص ثالث با حسن نیت (بی‌اطلاع از معاملات معارض قبلی) دارنده سند رسمی، قابل استناد، استماع و معارضه نیست.

توضیحات سخنگوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشوردرباره سامانه موضوع ماده ۱۰ قانون الزام

در همین راستا اعظم قویدل، سخنگوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در گفت‌و‌گو با میزان، درباره وضعیت راه‌اندازی سامانه موضوع ماده ۱۰ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول «سامانه ثبت ادعا یا سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی» گفت: درقانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، سامانه موضوع ماده ۱۰ با عنوان سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی مطرح شده و به سامانه ثبت ادعا نیز مشهور است. مطابق ماده ۱۰ این قانون سازمان ثبت اسناد و املاک مکلف است ظرف یک سال از تاریخ ابلاغ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول نسبت به راه اندازی این سامانه اقدام کند و پیش بینی می‌شود که سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی در اواسط خرداد ماه سال ۱۴۰۴ رونمایی شود.

سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی هنوز راه‌اندازی نشده و مردم باید نسبت به کلاهبرداران آگاه باشند

وی افزود: راه‌اندازی سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی با دستور رئیس قوه قضاییه در روزنامه رسمی کشور اعلام عمومی می‌شود بنابراین مردم از راه‌اندازی سامانه مطلع می‌شوند و نگرانی در این زمینه وجود ندارد. در حال حاضر برخی افراد سودجو در فضای مجازی برای ثبت نام مردم در این سامانه تبلیغات کرده و وجوهی را دریافت می‌کنند در حالی که این سامانه هنوز راه اندازی نشده است و مردم باید نسبت به این کلاهبرداری‌ها آگاه باشند.

ملک دارای سند مالکیت رسمی نیاز به ثبت ادعا در سامانه ثبت ادعا ندارد

سخنگوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور درباره اینکه چه افرادی باید در سامانه ساماندهی به اسناد غیر رسمی ادعا خود را ثبت کنند، گفت: اگر ملکی دارای سند مالکیت رسمی اعم از سند دفترچه‌ای یا سند تک برگ باشد هیچ نیازی به بارگذاری ادعا در سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی وجود ندارد بنابراین اگر ملکی سند مالکیت دارد نیاز به ثبت ادعا در این سامانه نیست. حال اگر ملک سند مالکیت دارد ولی شخصی با قولنامه عادی ملک را خریداری کرده و میان خریدار و فروشنده اختلاف وجود دارد باید خریدار در این سامانه ادعای خود را بارگذاری و سپس در دادگاه طرح دعوا کند.

سازمان ثبت اسناد هیچ خدمات ثبتی به اسناد مالکیت دفترچه‌ای ارائه نمی‌کند

قویدل درباره اسناد مالکیت دفترچه‌ای بیان کرد: به موجب تبصره ماده ۱۱ قانون جامع حدنگار سازمان ثبت اسناد و املاک کشور هیچ خدمات ثبتی به اسناد مالکیت دفترچه‌ای ارائه نمی‌کند و این اسناد مالکیت باید حتماً تعویض شود. زمانی که مردم سند مالکیت دفترچه‌ای را به سند حدنگار تبدیل می‌کنند نقشه آن ملک در بانک کاداستر سازمان ثبت اسناد جانمایی می‌شود و اگر شخصی ادعایی را در این سامانه ثبت کند متوجه می‌شویم که این ملک سند مالکیت دارد و این نکته مهمی است که مردم باید مطلع شوند هرچه سریعتر نیاز است که با مراجعه به نزدیکترین دفتر اسناد رسمی یا اداره ثبت محل وقوع ملک نسبت به تبدیل اسناد مالکیت دفترچه‌ای خود به سند حدنگار یا تک برگ اقدام کنند.

سخنگوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت: اگر شخصی ملکی دارد که ادعای مالکیت نسبت به آن دارد ولی فاقد سند مالکیت است باید در سامانه ساماندهی به اسناد غیر رسمی ثبت نام انجام دهد و از تاریخ راه‌اندازی سامانه ظرف مدت دو سال مهلت دارد تا ادعای خود را ثبت کند و سپس شخص از تاریخ ثبت ادعا در این سامانه دو سال مهلت دارد که حسب مورد نسبت به اخذ سند مالکیت ملک خود اقدام کند.

وی ادامه داد: شخصی که ملک مورد ادعایش فاقد سند مالکیت است پس از ثبت نام در سامانه ساماندهی غیر رسمی تا قبل از صدور سند مالکیت اگر قصد انجام معامله دارد این معامله در همین سامانه ثبت می‌شود بنابراین اگر مردم ثبت نام کردند و تا زمان صدور سند مالکیت قصد انجام معامله داشتند مشکلی وجود ندارد و می‌توانند معامله کنند.

امکان دسترسی ایرانیان خارج از کشور به سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی

قویدل اظهار کرد: ایرانیانی که خارج از کشور ساکن هستند و ملکی در کشور ایران دارند می‌توانند به سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی دسترسی داشته باشند و در مهلت مقرر ثبت نام کنند.

تهیه نقشه دقیق دارای مختصات جغرافیایی و مدارک اثبات کننده مالکیت شخص برای ثبت نام در سامانه ساماندهی به اسناد غیر رسمی

سخنگوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور درباره مدارک مورد نیاز برای ثبت نام در سامانه ساماندهی به اسناد غیر رسمی گفت: اولین مورد که باید رعایت شود تهیه نقشه دقیق دارای مختصات جغرافیایی یا UTM تحت سامانه شمیم از ملک مورد ادعا است و چهار گروه اعم از کارگزاری‌های فنی ثبتی که هنوز راه‌اندازی نشده‌اند، کارشناسان رسمی دادگستری در کانون و مرکز کارشناسان رسمی که دارای صلاحیت نقشه برداری هستند، نقشه برداران نظام مهندسی که در سراسر کشور حضور دارند و برون سپارانی که در اجرای قانون جامعه حد نگار از اداره ثبت مجوز نقشه‌برداری گرفتند امکان تهیه نقشه شمیم را دارند.

وی افزود: مورد دوم مدارک و مستنداتی است که اثبات می‌کند این ملک متعلق به شما است یا ادعایی که نسبت به این ملک دارید را اثبات می‌کند از قبیل قولنامه، تقسیم‌نامه عادی، گواهی حصر وراثت و… مدارکی که اثبات کننده مالکیت شخص است. این مدارک و نقشه تهیه شده را باید در سامانه بارگذاری کنید و سپس حسب مورد که مشمول چه قانونی می‌شود این ادعا در اداره ثبت رسیدگی می‌شود و اگر رسیدگی به ادعا مستلزم طرح دعوی می‌باشد، مدعی طرف دو سال از تاریخ ثبت ادعا باید نسبت به طرح دعوی الزام به تنظیم سند رسمی یا هر دعوی مرتبط دیگر در مراجع قضایی اقدام نماید.